2011年11月28日

社員が全員参加のマネジメントレビューに立会いました。

先日、ISO9001の認証取得を目指されている会社のマネジメントレビューに出席してきました。こちらの会社は私が認証取得のコンサルティングを担当している会社で、マネジメントシステムの運用も数ヶ月の実績ができ、後はマネジメントレビューを実施して、審査を受けるだけというところまで来ていました。

このブログでもマネジメントレビューの話題が出る度に言っていますが、マネジメントレビューはシステム運用の総括で、システム運用の実績を評価して、これからのシステム運用が更に良くするための改善の機会です。


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このマネジメントレビューのやり方は企業の自由です。
こちらの会社の社長にも、色々なレビューのやり方があることを一通り説明させていただくと、社長はマネジメントレビューを全員参加で実施すると言われました。これまで社員全員が集まる全体会議のようなものをしてこなかったので、ISO取得を機会にマネジメントレビューは正社員全員が参加して実施しようということになりました。こちらの会社の社員数はパートや派遣の方を除いて正社員20名弱です。


社員全員でマネジメントレビューを行おうとされる社長の主な趣旨は、社員全員が集まって会社の情報を共有することと、社員1人1人に会社や仕事に対する考えを発言してもらいたいという2点でした。

早速、社長とマネジメントレビューのプログラムの打合せをしました。規格要求事項となっているインプット項目(評価項目)を漏らさないようにすることと、社長が社員にどんなことを発言してもらいたいか、また、社員の方々がどんなことであれば発言し易いかなどを考えながら、マネジメントレビューのプログラムを作成していただきました。

また、プログラムとは別に、社員の方の中には、人が集まるな中で発言をすることに慣れていない方もいらっしゃるので、あらかじめ発言する項目を書きいれられるフォームを会社側で作成し、社員が事前にフォームの項目を埋めることで発言内容がまとめられるように段取りをしました。

社員を含め、マネジメントレビューで発言や発表をされる人には、レビューの前日までに資料を提出してもらうようにして、レビュー当日にはプロジェクターで資料を投影しながらプログラムを進めることにしました。


レビュー当日、全員が一同に会してマネジメントレビューが始まりました。各部門の品質目標の進捗状況や、内部監査の実施結果、製品不良やクレームに関する情報、顧客満足度調査の結果、仕入先の評価結果など、規格要求事項となっているインプット情報が次々と発表され、プログラムの最後に社員の方がお1人ずつ、事前に与えられていた項目について、ご自分なりにまとめられた内容を発表されました。その発表項目の1つに、会社への要望というテーマがありました。社長は社員の方々の要望に対して、その都度、回答をされました。社長の回答のほとんどが、一度、その要望が会社として実現できるのか、関係する社員の名前を挙げて、検討または実現のための計画を策定するよう指示されました。

全ての要望が実現に至るか、この時点では分かりませんでしたが、社長が社員の方々の要望を前向きに受け止められるスタンスは清々しく、
社員の方も自分の提案が受け入れられ認められたことに満足されたのではないでしょうか。今後、実際に提案が実現していくことになれば、社員の方は達成感を味わい、また責任感も芽生えていくことが想像できます。


今回は社長の提案で珍しいマネジメントレビューとなりましたが、形式的ではなく実質的で充実したレビューであったと感じました。全員参加のマネジメントレビュー、これはどこの会社にもお手本となるようなレビューでした。

posted by ISO支援ネット at 18:55 | TrackBack(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2011年11月23日

ISOの定期審査に立ち会ってきました。

先日、コンサルティング先の会社でISO9001の定期監査(審査と同意語です)があり、立ち会ってきました。こちらの会社は大阪の製造業で、既にISO9001の認証を取得され、今回は何度かめの定期審査でした。

ISO9001の認証を取得すると、取得したその後も半年または1年毎(選択性)に定期審査が行われます。これを定期監査や維持審査と呼んでいるのですが、認証を取得すると、毎年、必ず審査が行われることになります。定期審査は認証取得の可否を決定する初回審査よりは審査工数(審査時間)が短いものの、審査方法は初会審査と全く同じなので、企業側にとっては審査の慣れは生じるものの緊張する場面となります。

別の企業の話になりますが、同じくISOを取得されている企業の社長が、「ISOは取得後も定期的に審査員が見に来てくれるからいいよ」と仰っていました。取りっぱなしで後に何もなければ運用状態が低下することを懸念されてのお言葉でした。



私も審査が行われる度に、企業の方々に「審査は改善の機会なので、運用状態をオープンにして、仮に指摘されても、それは前向きに改善しましょう」とお話をしています。審査での指摘がゼロだと悪い気はしないのですが、せっかくお金を払って審査を受けているのですから、何か宿題をもらった方が会社のためです。

今回の定期審査では、軽微な不適合が1件と、その他の観察事項が数件ありました。こちらの会社も認証を取得後から、徐々に継続的改善がなされ運用状態が高まってきています。まだまだ向上の余地があると、社長を先頭に改善活動に取り組んでおられます。
ラベル:定期審査 ISO
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2011年11月15日

大阪の企業で内部監査員研修を実施しました。

先日、大阪の樹脂加工会社から内部監査員研修のご依頼をいただき、講師を務めてきました。
ISO9001(品質規格)やISO14001(環境規格)を取得している会社は定期的(年1回以上)に自社が国際規格を満たしているか否か、また、それらに効果があるか否か自分たちで監査をすることになっています。

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内部監査は自分たちで自分たちの仕事や活動を監査するので、監査を担当する監査員はISO規格の知識や監査技術を身につけていなければなりません。そのため内部監査員になる方々は必ず内部監査員研修などのトレーニングを受けることになっています。今回、ご依頼いただいた会社は数年前にISO9001を取得されている会社で、既に社内に内部監査員が10名ほどいらっしゃいますが、新たに10名の社員の方々が内部監査員になるべく研修に参加されました。

こちらの会社では内部監査員の人数が不足しているという訳ではありません。内部監査員となる社員がISOを一番勉強し理解しているので、会社としては多くの社員にISOの勉強をしてもらい、社内のISO運用状態を高めようというのが今回の研修の大きな狙いです。別のある企業では、社員全員が内部監査員になることを目指している会社もあるくらいです。

当社 ウイズダムマネジメントが行う内部監査員研修は1日半(11時間)を要するプログラムで、ISO規格と監査技法を学び、実際に監査の模擬を体験していただきます。
研修前にはISO規格の中身を知らなかった人たちも、研修終わりには規格本をスラスラとめくり内部監査を実施できるようになるので、その変わり様にはいつも驚かされます。

内部監査員は経営者の代理となって、独立した客観的な視点で監査をしなければなりません。内部監査員が各部門に対して指摘や改善要求を行うことで管理体制が改善され、これを継続していくことで会社全体がだんだん良くなっていくのが内部監査の一番の利点です。事実、内部監査を前向きに取組んでいる会社では内部監査を重ねる度に会社全体が底上げされています。



スケジュールを選べる大阪の内部監査員研修
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2011年11月01日

管理責任者とマネジメントレビューの方法

昨日、大阪の会社でISO9001のマネジメントレビューのサポートをしてきました。

お伺いした会社は従業員約20名の製造業。この会社は社長がトップマネジメントと品質管理責任者を兼務されています。品質管理責任者というのは、ISO規格が配置を要求している「マネジメントシステムの運営責任者」のことです。管理責任者が運営責任をもち、マネジメントシステムの運営の経過や結果を社長に報告する立場の人です。

私は大企業も小規模企業もお邪魔をする機会がありますが、特に少人数の企業では社長が管理責任者を兼務されているところは少なくありません。社長が管理責任者を兼務されている会社は、いずれも、まずは社長である自分が管理責任者を担当して、数年したら次の方に引き継ごうというお考えをもっているケースが多いです。


管理責任者は社長と別の立場の人が担当すべきであるとのお考えをする人もあるようですが、私は社長が管理責任者を兼務されるということは非常に良いことだと思っています。それはISOの取得及び運用については、リーダーの存在が非常に大きいからです。取得までの構築期間や取得後の運営期間において旗振り役の存在が必須です。特にISO9001では経営要素を多く含んでいる規格なので、社長が先頭に立って運営していくことは極自然で、後ろを付いて行く従業員の方々も社長が先頭に立っていれば、ISOが会社に必要なことであるとの認識をしやすいようです。


サポートしてきたマネジメントレビューですが、今回はその管理責任者を兼務されている社長と私の2人で実施してきました。私はサポート役のオブザーバー的存在なので、実質、社長が管理責任者の役を兼ねながら1人でマネジメントレビューを実施したことになります。


マネジメントレビューは色んなやり方・方法があります。今回のように社長と管理責任者だけで行う方法や、会議体で複数の人が集まって行う方法、書類のやり取りだけで実施する方法もあり、どのような方法を採用するかは企業の自由です。どのやり方が良いというのではなく、自社に合ったやり方を採用するのがベストです。


今週は別の会社でマネジメントレビューに立合う予定です。その会社では社員が全員出席してマネジメントレビューを行う予定です。また機会があればこのブログなどでもその様子を紹介したいと思います。
posted by ISO支援ネット at 09:52 | TrackBack(0) | ISO | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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